Die häufigsten Fehler im Facility Management — und wie Sie sie vermeiden

Professionelles Facility Management ist heute komplexer denn je.
Gerade bei größeren Portfolios oder bei gewachsenen Strukturen schleichen sich schnell Fehler ein, die unnötig Zeit, Geld und Qualität kosten.

Doch das muss nicht sein: In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die häufigsten Fehler im FM — und wie Sie diese mit TEREAL Facility Management gezielt vermeiden.

1. Unstrukturierte Prozesse und Verantwortlichkeiten

Einer der häufigsten Fehler:
→ Prozesse sind nicht klar definiert
→ Zuständigkeiten sind unklar
→ Aufgaben werden doppelt oder gar nicht erledigt

Die Folge: Verzögerungen, Fehler und unnötiger Abstimmungsaufwand.

Wie Sie es besser machen:
Mit TEREAL werden alle Prozesse klar strukturiert abgebildet.
→ Wer macht was?
→ Bis wann?
→ Mit welchen Qualitätsstandards?

Das schafft Sicherheit und reduziert Fehlerquellen spürbar.

2. Fehlende zentrale Informationsbasis

Oft liegen wichtige Informationen dezentral:
→ Excel-Listen im E-Mail-Postfach
→ Papierakten im Archiv
→ Individuelles Wissen einzelner Mitarbeiter

Das führt zu mangelnder Transparenz und erhöhtem Suchaufwand.

Wie Sie es besser machen:
Mit TEREAL haben Sie alle relevanten Informationen zentral und jederzeit aktuell im Blick — für alle berechtigten Personen im Team.
→ Mehr Transparenz
→ Schnellere Entscheidungen
→ Weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen

3. Reaktive statt proaktive Instandhaltung

Viele Verwalter und Eigentümer handeln im FM reaktiv:
→ Es wird erst dann gehandelt, wenn Probleme auftreten.
→ Geplante Instandhaltungszyklen werden nicht aktiv gesteuert.

Die Folge: höhere Kosten und unnötige Folgeschäden.

Wie Sie es besser machen:
TEREAL unterstützt eine proaktive Instandhaltungsstrategie — mit klaren Wartungsplänen, automatischen Erinnerungen und frühzeitigen Reports.
→ Weniger Überraschungen
→ Bessere Planbarkeit
→ Langfristig geringere Kosten

4. Schlechte Kommunikation zwischen Beteiligten

Ein weiteres häufiges Problem:
→ E-Mails bleiben unbeantwortet
→ Rückfragen verzögern die Bearbeitung
→ Dienstleister und interne Teams arbeiten aneinander vorbei

Wie Sie es besser machen:
Mit TEREAL wird die Kommunikation zentral gesteuert und nachvollziehbar dokumentiert.
→ Alle Beteiligten sind immer im selben Informationsstand
→ Kein Nachhaken oder erneutes Anfordern von Informationen notwendig
→ Prozesse laufen spürbar flüssiger

5. Fehlendes oder verspätetes Reporting

Gerade in komplexen Portfolios fehlt oft ein aktueller Überblick:
→ Berichte werden manuell zusammengestellt
→ Zahlen sind nicht aktuell oder nicht vollständig
→ Investoren und Stakeholder erhalten verzögerte Informationen

Wie Sie es besser machen:
Mit TEREAL stehen Ihnen aussagekräftige Reports und Dashboards jederzeit zur Verfügung.
→ Aktuell, vollständig, korrekt
→ Keine zusätzliche manuelle Arbeit
→ Mehr Vertrauen bei Investoren und Aufsichtsgremien

Fazit: Fehler vermeiden, Qualität steigern

Viele typische Fehler im Facility Management entstehen nicht aus mangelndem Können — sondern aus fehlenden Strukturen, Medienbrüchen und ineffizienten Prozessen.

Mit TEREAL Facility Management vermeiden Sie diese Stolperfallen — und sichern sich:
→ Mehr Effizienz
→ Höhere Qualität
→ Mehr Transparenz
→ Zufriedenere Mieter und Investoren

Möchten Sie erfahren, wie TEREAL konkret für Ihr Portfolio eingesetzt werden kann?
Wir zeigen es Ihnen gerne.