Typische Stolperfallen beim Wechsel des FM-Dienstleisters — und wie Sie sie vermeiden

Der Wechsel des Facility Management-Dienstleisters ist für viele Eigentümer und Fonds ein wichtiger, aber nicht ganz einfacher Schritt. Einerseits verspricht der neue Dienstleister oft bessere Prozesse, mehr Transparenz und geringere Kosten — andererseits sind Wechselphasen in der Praxis häufig mit Reibungsverlusten und Risiken verbunden.

Wenn dieser Wechsel nicht sauber vorbereitet und gesteuert wird, können Informationsverluste, unklare Verantwortlichkeiten oder unnötige Zusatzkosten entstehen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche typischen Stolperfallen beim Wechsel des FM-Dienstleisters auftreten — und wie Sie diese mit der richtigen Vorgehensweise und der Unterstützung von TEREAL Facility Management gezielt vermeiden.

Fehlende oder unvollständige Übergabedokumentation

Eine der häufigsten Ursachen für Probleme beim Dienstleisterwechsel ist eine mangelhafte Übergabe der Betriebs- und Anlagendaten. Häufig liegen Wartungshistorien, technische Dokumentationen oder Prüfprotokolle nicht vollständig oder nur in Papierform vor.

Das führt dazu, dass der neue FM-Partner nicht mit einem vollständigen Informationsstand starten kann — was zu Verzögerungen, Mehraufwand und unnötigen Kosten im ersten Betriebsjahr führt.

Lösung: TEREAL unterstützt Eigentümer aktiv dabei, die Übergabedokumentation systematisch zu erfassen und zu digitalisieren. So stellen wir sicher, dass der Wechsel nahtlos und ohne Informationsverlust erfolgt.

Unklare Leistungsabgrenzungen

Gerade in gewachsenen Strukturen fehlen häufig klare Abgrenzungen: Welche Leistungen hat der bisherige Dienstleister tatsächlich erbracht? Welche Schnittstellen bestehen zu anderen Partnern (z. B. zu externen Wartungsfirmen oder zu Property Management)?

Fehlende Klarheit in diesem Bereich führt in der Praxis schnell zu Doppelarbeiten, Lücken oder Unstimmigkeiten.

Lösung: Im Onboarding-Prozess analysiert TEREAL alle Schnittstellen im Detail und definiert die Leistungsabgrenzungen klar und transparent — damit der Wechsel nicht zu Friktionen im Betrieb führt.

Zeitlich unkoordinierte Übergänge

Ein häufiger Fehler: Der alte Vertrag endet, bevor der neue Dienstleister einsatzbereit ist — oder wichtige Übergabeprozesse sind noch nicht abgeschlossen, wenn der neue Partner startet.

Die Folge sind Versorgungslücken, unklare Ansprechpartner und im schlimmsten Fall Schäden oder Ausfälle.

Lösung: TEREAL plant Wechselprojekte mit klaren Timelines und abgestimmten Übergabephasen. So stellen wir sicher, dass keine Lücke im Betrieb entsteht — und der Wechsel für Eigentümer und Mieter reibungslos abläuft.

Fehlende Kommunikation mit Mietern und Nutzern

Gerade bei größeren Gewerbeimmobilien oder Wohnportfolios erwarten Mieter eine klare Kommunikation: Wer ist künftig zuständig? Wie erfolgt die Kontaktaufnahme bei Anliegen?

Wird dieser Kommunikationswechsel nicht aktiv gesteuert, kommt es zu Unsicherheit oder Unzufriedenheit bei den Mietern — was sich negativ auf die Wahrnehmung der Immobilie auswirkt.

Lösung: TEREAL begleitet den Kommunikationsprozess aktiv und stellt sicher, dass alle Stakeholder — insbesondere die Mieter — rechtzeitig und transparent informiert werden.

Fehlende Vorbereitung auf neue Prozesse

Ein neuer FM-Dienstleister bringt oft neue, effizientere Prozesse und digitale Systeme mit. Wenn das interne Team oder das Property Management darauf nicht vorbereitet ist, kommt es schnell zu Reibungen im Alltagsbetrieb.

Lösung: Mit TEREAL erhalten Sie ein begleitendes Onboarding, bei dem alle Beteiligten (Eigentümer, Verwalter, Property Manager) aktiv eingebunden werden. So stellen wir sicher, dass der Start im neuen System ohne unnötige Widerstände gelingt.

Fazit: Mit guter Vorbereitung den Wechsel erfolgreich gestalten

Der Wechsel des FM-Dienstleisters bietet große Chancen: mehr Effizienz, bessere Transparenz, stärkere ESG-Unterstützung.
Damit diese Chancen tatsächlich genutzt werden, kommt es auf eine sorgfältige Planung und professionelle Umsetzung an.

Mit TEREAL Facility Management profitieren Sie von einem Wechselprozess, der systematisch vorbereitet wird — und der dafür sorgt, dass Ihr neues Facility Management vom ersten Tag an reibungslos und effizient läuft.

Möchten Sie erfahren, wie TEREAL den Wechsel in Ihrem Portfolio optimal begleitet? Wir zeigen es Ihnen gerne.