Was sind die Hauptprobleme im Facility Management — und woran erkennen Sie einen guten FM-Dienstleister?

Das Facility Management (FM) ist für Eigentümer, Fonds und Verwalter ein zentraler Hebel für den Werterhalt und die Effizienz ihrer Immobilien.
Doch in der Praxis stoßen viele FM-Prozesse schnell an Grenzen.

Oft hören wir von Eigentümern:
→ „Wir haben keinen klaren Überblick.“
→ „Vieles läuft zu langsam.“
→ „Es fehlt die Transparenz.“
→ „Wir wissen nicht, ob alle Pflichten wirklich erfüllt sind.“

Gleichzeitig fragen sich viele: Wie erkenne ich eigentlich einen wirklich guten FM-Dienstleister?
Dieser Artikel zeigt Ihnen beides:
→ Die häufigsten Schwachstellen im FM — und
→ Woran Sie einen guten Anbieter erkennen.

1. Die Hauptprobleme im Facility Management

Mangelnde Transparenz

Oft fehlt Eigentümern und Verwaltern der aktuelle Überblick über:
→ Objektzustand
→ Offene und erledigte Aufgaben
→ Wartungs- und Prüfzyklen
→ Kostenentwicklung

Das führt zu Unsicherheit — und oft auch zu Haftungsrisiken.

Unstrukturierte Prozesse

Viele FM-Dienstleister arbeiten nach gewachsenen Strukturen:
→ Keine klar dokumentierten Abläufe
→ Unterschiedliche Standards je Objekt
→ Medienbrüche (Papier, Excel, E-Mail)

Das erzeugt unnötigen Aufwand und Fehlerquellen.

Reaktive statt proaktive Arbeitsweise

Statt planvoller Instandhaltung wird häufig nur auf akute Probleme reagiert:
→ Höhere Instandhaltungskosten
→ Schnellere Wertminderung von Anlagen
→ Unzufriedenheit bei Mietern und Investoren

Fehlendes oder verspätetes Reporting

Eigentümer und Fonds bekommen oft nur sporadisch Berichte — und wenn, dann oft nicht aktuell oder vollständig.
Das erschwert fundierte Steuerung und Planung.

Unklare Verantwortlichkeiten

Gerade bei mehreren Dienstleistern kommt es häufig zu:
→ Verantwortungsdiffusion
→ Doppelarbeit
→ Liegenbleibenden Aufgaben

2. Woran erkennen Sie einen guten FM-Dienstleister?

Ein starker FM-Partner zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

Klare, strukturierte Prozesse

→ Prozesse sind dokumentiert und nachvollziehbar
→ Verantwortlichkeiten sind klar geregelt
→ Standards gelten über alle Objekte hinweg

Volle Transparenz für Eigentümer

→ Aktuelle Informationen jederzeit verfügbar
→ Automatisierte Benachrichtigungen bei Handlungsbedarf
→ Verlässliche Reports auf Knopfdruck

Proaktive Steuerung

→ Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen werden geplant und gesteuert
→ Fristen werden aktiv überwacht
→ ESG-relevante Daten werden erfasst und bereitgestellt

Digitale Unterstützung

→ Nutzung moderner, integrierter Systeme (keine Insellösungen)
→ Keine manuelle Zettelwirtschaft
→ Skalierbar für wachsende Portfolios

Persönliche Betreuung

→ Feste Ansprechpartner
→ Aktive Kommunikation mit Eigentümern und Verwaltern
→ Kurze Wege im Alltag

Fazit: Mit den richtigen Partnern die typischen Probleme vermeiden

Die häufigsten Probleme im FM entstehen meist durch fehlende Strukturen, mangelnde Transparenz und reaktive Arbeitsweise.
Ein starker Partner wie TEREAL Facility Management hilft Ihnen, genau diese Schwächen zu vermeiden — und bringt Ihre FM-Prozesse auf ein neues Niveau.

→ Mehr Übersicht
→ Mehr Effizienz
→ Bessere Steuerbarkeit
→ Zukunftssichere FM-Strategie

Möchten Sie erfahren, wie TEREAL konkret für Ihr Portfolio arbeiten könnte? Wir zeigen es Ihnen gerne.